Depuis l'été 2008, Ariase s'est associé à Maileva, filiale du groupe La Poste, pour enrichir son générateur automatique de lettre de résiliation avec le service de Lettre Recommandée Electronique de La Poste (LRE). En quelques clics, la lettre de résiliation est dématérialisée pour être envoyée immédiatement via Internet.
Mais que se passe-t-il après que vous ayiez cliqué sur le bouton "Valider" ? Quel est le parcours de votre courrier ? Comment passe-t-il du statut de document numérique à celui de lettre au format papier distribuée par le facteur ? Pour mieux comprendre le fonctionnement de la LRE, nous vous proposons de découvrir l'envers du décor à travers la visite de la plateforme Maileva située à Nanteuil-les-Meaux en région parisienne.
De chez vous vers Le Mans
Vous venez de préparer votre lettre de résiliation sur Ariase et vous avez choisi de l'envoyer immédiatement en ligne ? La première étape du voyage de votre Lettre Recommandée Electronique de La Poste commence dès que la procédure de paiement et de validation a été complétée. Le clic de confirmation fait office de "top départ".
Le courrier (adresse de l'expéditeur, du destinataire et contenu de la lettre) est transmis automatiquement, en temps réel, et de manière totalement cryptée sur un serveur sécurisé de Maileva situé au Mans. Baptisé S.I.C.L. (Système d'Information du Courrier en Ligne), ce serveur est le centre névralgique du système LRE de La Poste.
Dans un premier temps, le S.I.C.L. se connecte à un autre serveur de La Poste habilité à délivrer une preuve de dépôt électronique faisant foi. A cet instant, La Poste devient responsable du pli recommandé. Un email est alors expédié pour informer le client que sa demande a bien été prise en compte. Parallèlement, un code barre classique et un code barre en 2D (aussi appelé Datamatrix) sont générés pour identifier de manière singulière chaque lettre recommandée.
Dans un second temps, le S.I.C.L. aiguille la Lettre Recommandée Electronique de La Poste vers la plateforme d'édition de Maileva de Nanteuil-les-Meaux, en Seine-et-Marne (77). Les données sont transportées par fibre optique sur le réseau privé de France Télécom, "Global Intranet", pour arriver jusqu'à la plateforme de production de Maileva. A ce moment là, le centre de Nanteuil-les-Meaux dispose de l'ensemble des informations pour imprimer le courrier, le mettre sous pli et l'affranchir en recommandé avec avis de réception.
Du Mans vers Nanteuil-les-Meaux
Situé dans un discret bâtiment d'une zone d'activité commerciale de Nanteuil-les-Meaux, le centre de Maileva réceptionne l'ensemble des LRE pour la France métropolitaine. La plateforme de Nanteuil-les-Meaux dispose d'un site jumeau à Crécy-la-Chapelle à une quinzaine de kilomètres. L'objectif est d'assurer une parfaite redondance du système. En cas de nécessité, les machines et les employés peuvent alors être amenés à travailler sur le site de secours pour garantir la production.
Fortement automatisée, la plateforme de Nanteuil mobilise néanmoins une dizaine de personnes qui participent à l'édition, en moyenne, de 10000 Lettres Recommandées Electroniques de La Poste par jour. D'autres documents sont également édités (publipostage, lettres d'information d'entreprises...) avant d'être affranchis selon le mode choisi par les clients (Ecopli...).
Le circuit de production est organisé en 4 postes interdépendants : le serveur de réception/contrôle, l'impression des lettres et des avis de réception, la mise sous pli, et l'appairage. Chaque LRE traitée aura suivi invariablement le même trajet, quelle que soit l'heure de réception ou le jour de l'année.
La rematérialisation du courrier numérisé
Toutes les Lettres Recommandées Electroniques de La Poste sont expédiées depuis le serveur S.I.C.L. du Mans vers le serveur de la plateforme de Nanteuil (77). Les fichiers sont contrôlés avant d'être dispatchés vers les imprimantes du centre. C'est à partir de ce moment que les courriers passent de l'état de fichier numérique à celui de lettre papier à proprement parler.
Pour tenir ses promesses, Maileva travaille en partenariat avec Xerox, le leader mondial de l'impression. La plateforme de Nanteuil accueille six presses numériques couleur iGen3 de Xerox, chacune capable d'imprimer 6000 pages A4 par heure. Inutile de préciser que la "bête" ne pourra pas être rangée dans votre bureau ! Cinq autres presses Xerox sont installées dans le centre "backup" de Crécy-la-Chapelle qui gère essentiellement les mises sous enveloppe grand format.
L'impression est surveillée par l'équipe Maileva, épaulée en permanence par deux techniciens Xerox qui veillent à la haute disponibilité des presses. La quantité de lettres imprimées est bien entendu largement inférieure aux possibilités offertes par le matériel. Maileva se préserve ainsi une confortable marge de manoeuvre pour répondre aux pics de demande, pendant les périodes de forte sollicitation (fin d'année...) par exemple.
Les processus d'impression de la lettre et de l'avis de réception sont distincts. Les courriers sont imprimés en série sur les IGEN3 de Xerox, tandis que les liasses de recommandés sont éditées indépendamment sur une autre presse. Chaque impression étant invariablement suivie à la trace grâce aux codes barres et aux codes Datamatrix lus par les systèmes de contrôle. A chaque étape de la rematérialisation, la LRE de La Poste est donc clairement identifiée.
Mise sous pli et appairage
Après l'étape d'impression, les courriers prennent le chemin de la mise sous pli. Chaque lettre transite sur un tapis roulant pour être pliée et insérée automatiquement dans une enveloppe estampillée avec le logo "Technology Maileva à la demande". Une fois mis sous pli et scellés, les courriers sont alors prêts à passer à "l'appairage".
L'appairage est la procédure qui consiste à réunir la bonne enveloppe avec le bon bordereau de recommandé. Rappelons que les lettres (enveloppes) et les liasses (recommandés) sont éditées séparément. Le rôle de la machine à appairage, spécialement conçue sur mesure, est de s'assurer que chaque recommandé soit associé à l'enveloppe (et à la lettre) adéquate. Comment ça marche ? La machine s'apparente à un "Y" avec les enveloppes scellées d'un côté, et les recommandés de l'autre. Les documents sont scannés pour s'assurer de leur concordance avant d'être définitivement collés l'un à l'autre. A ce stade, la lettre imprimée est mise sous pli et affranchie en recommandée A/R.
Expédition du recommandé vers le destinataire
Une fois le processus de rematérialisation achevé, la Lettre Recommandée Electronique de La Poste est expédiée vers la plateforme industrielle courrier (PIC) de Lognes (77). Chaque jour, 3 navettes font le chemin entre Nanteuil-les-Meaux et Lognes. Cette cadence, associée à l'efficacité des process Maileva, permet de garantir que la LRE soit envoyée le jour même si elle a été validée en ligne avant 14H00.
Quel est le rôle du centre de distribution de Lognes ? Il collecte toutes les LRE éditées à Nanteuil-les-Meaux pour qu'elles soient triées et ventilées vers les plateformes locales de distribution du courrier. Le plus surprenant étant d'apprendre que le centre de Lognes a d'ores et déjà été prévenu du volume de courrier à traiter (et de son identification) par le Système d'Information de La Poste. La LRE est scannée une nouvelle fois pour contrôler que la version numérique du courrier a été correctement imprimée, mise sous pli et affranchie.
Dernière étape : le courrier est pris en charge par les services de La Poste. Le facteur n'a plus qu'à le délivrer en main propre au destinataire qui signera un avis de réception (retourné dans la boîte aux lettres de l'expéditeur). Envoyée par Internet et distribuée par le facteur, la Lettre Recommandée Electronique de La Poste achève ainsi son "long" voyage qui n'aura pourtant duré que 48 heures.
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